《高績效心智 GREAT AT WORK》|如何提高工作生產力

by Kelly Guo
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有一陣子一直在追求高生產力,因此看了不少生產力的書,雖到頭來每件事情都跟自律有關。但方法論還是有其必要存在,這本書也是我認為提出的建議是有效的,筆記分享。

 

本書的誕生,史上規模最大的成功學研究

  • 作者背景 曾經在大公司瘋狂加班的做法,曾經把所有時間都奉獻給大企業。後來遇到一位職場傳奇的人,不但工作準時下班,工作表現又亮眼。到底那個人是誰,做了什麼?成了作者一生中想追尋的答案。
  • 研究方式量化搭配質化交叉分析,於美國找來5,000位在各行各業表現亮眼的「高績效員工」。
  • 目的找出他們做了什麼,讓自己事半功倍,不必再奉獻自己所有時間,依然事業創造複利的價值。

 

01 雙重專注

最重要的第一項。不只選得對,還要全心投入,創造價值。

保持雙重專注的三個策略:

  1. 祭出奥卡姆剃刀去除不必要的任務、表單、會議、流程、指標和程序。把所有力氣都放在最重要的事情上。問自己:如果我要有出類拔萃的表現,能再放棄什麽? 切記:任務愈少愈好,能割舍的都得盡量放下。
  2. 事前確立規則或建立儀式最能幫助你有效隔絕誘惑、抗拒分心。
  3. 對老闆說「不」:向老闆解釋,給你太多工作會影響你的表現。不是討老闆喜歡、取悅老闆,就能踏上成功之路,你要有勇氣對老闊說「不」,把心力投注在最重要的事情上,才能脫穎而出。

 

你該追求的不是目標是價值

個人生產力=工作產出/投入工時  (以打字為例,打很快可能生產力很高,但沒有價值)

一個人的價值=為他人帶來的助益X品質X效率 (以打字為例,打得沒那麼快,但準確率很高,或內容有價值)

別人偷走你的時間,務必學會對一些要求說「不」。

 

02 重新設計工作

聽抱怨:聽人抱怨或許很煩,但有個好處,找到痛點。找到重新設計工作(流程)的動力。

問笨問題:一旦你養成問笨問題的習慣,就會常常思索,「如果這樣,會怎樣」的問題。

舉例:2006年貝佐斯把內部會議的做法改為最多六頁的4A紙,讓內部開會效率提高又邏輯清晰。

 

未來什麼人最搶手?

過去: 工時長,越努力,績效越好。

現在: 敢於質疑、打破成規、設定自己的任務與指標,但你在工作中發揮最大價值

不要讓自己陷入生產力很高,價值是零。

 

工作創新、創造價值的五種方式:

  • 減少沒價值的事:如果事情沒多大價值,就別做了。
  • 多做對的事情:把時間花在價值大的事情上
  • 有更多讓人經驗的表現:創造有價值的新做法。
  • 五星評等:找出能增進品質的新方法。
  • 更迅速、更省錢:以更有效率的方式完成原來的工作

要從哪裡開始重新設計工作?你可從尋找痛點,解决痛點開始做起,而且不怕提出笨問題。

 

03 學習迴圈

  • 在現有的資源底下,重視老闆、同事、下屬的回饋意見,就算是短短的一句話

學習迴圈:    衡量回饋修正重做衡量

  • 改變的關鍵,在於提出問題的方式 (你有想法嗎?改為 你有什麼樣的想法嗎?)
  • 犯錯越多,糾錯越強 (反脆弱),知道是哪裡出了問題 (致勝心態)

 

04 結合熱情和使命感

  • 當熱情撐不起現實、選擇不庸碌過一生
  • 少了熱情、使命感,績效差很多
  • 不只是一份收入來源,覺得自己對社會有貢獻

新的工作思維是,雖然熱情很重要,但只做自己喜歡的事情,不在乎自己的付出與實際成效有多少,其實很冒險,也不明智最好的做法是,盡可能結合熱情和使命感,為更大的目標付出。才會有強大動能,不是工時更長,而是更聰明工作。

當你把熱情與使命感投注在工作中,要依循雙重專注法則(貴精不貴多),找出可以創造價值的幾個領域(重新設計工作)然後精益求精(透過學習迴圈),才能擁有最大成效。

 

05說服

  • 讓人喜憂參半,才能說服人心。
  • 要打動別人最有效的方法之一,同時激起他人的負面情緒與正面情緒。「讓人瘋狂,別讓人難過。」

案例: 紐約時報發表超過三個月的文章,發現如能成功引發讀者的高喚起情緒,文章登上電郵轉傳熱門文章榜的比率,比喚起其他情緒高出25-38%

person holding notepad and pen flat lay photography

06開會的心態 

思考自己在進入會議的心態

  1. 我來開會,只是想聽聽別人說什麼
  2. 我來開會,是為了遊說同事,強行推銷我的點子
  3. 我來開會,但完全保持中立
  4. 我來開會,是為了表達我的意見,做出貢獻

傾聽的要訣

  • 不要打斷別人的話,讓人好好說完;但要是對方發言很囃嗦,没完沒了,請務必打斷。
  • 傾聽不是為了準備自己的答案,而是為了理解;這也是《與成功有約》中的金科玉律。
  • 重述別人的論述,確認是否正確,問對方:「這樣理解,應該沒錯吧?
  • 與人對話時,跟那人眼神接觸。
  • 不要打瞌睡、不要塗鴉、不要雙臂交叉,,因為這樣的身體語言,等於告訴别人你没在聽。
  • 提出非誘導性的問題,重要的是尋找真相,而不是要别人肯定你的觀點。
  • 把手機收起來,多工只會讓你分心,事倍功半。

 

07 開放式提問,才能找出真相

如果自己有預設立場,將團隊答案導向心中答案,總會有事。

一位太空高層的封閉式問題,讓七位太空人意外身亡。

他們在討論飛安問題時,做出各種假設,包括升空時燃料箱的隔熱泡綿脫落,碎片燃燒、噴出,把太空梭左翼擊出一個破洞。高層不斷詢問引導式問題,「如果沒有燒出大洞,應該就不會有飛安問題吧?代表損毀不大,可以修補?」工程師的回答更加模凌兩可(不敢說真話)。高層一問再問,為了得到他「想要聽到的答案」。

「如果沒有飛安問題,這次任務應該就沒問題了。是不是只要修補好,就可以了?」這是一個「確認偏誤」的狀況,也就是傾向於找尋能支持自己心中答案的證據。

最後災難的發生,破洞就是主因。高層因為沒能深入問題,引發嚴重的災難。

會議準則:

  • 注重成員背景多元化,而非只是找來一流人才。
  • 讓人毫無顧忌、暢所欲言。
  • 使靜默的人願意開口。
  • 不要強力推銷自己的點子。
  • 提出非誘導性的問題。
  • 為了促進團結,可以試著這么做:
  • 每個人都能表達意見(如果有人覺得被消音,就不想合作)
  • 讓人願意發心投入,即使自己原本完全不同意。
  • 不怕槓上團隊裡的老大。
  • 使團隊目標更加明確。
  • 别玩弄政治手段,全力支持團隊決定

 

08 協作的真諦

切勿過度或不足。

先問為什麼要協作?找出必須協作的充分理由。如果價值經評估是負值(含人力),就不要做。

 

09 工作高績效,生活愈多選擇

 

10 結語

你一定聽過「也許我不是最有天分,但我總是可以做最努力的那個人」我們總以為,不管在哪個領域工作,想要出類拔萃,難免要犧牲個人生活。但從我們的研究中,那些可以落實七大心智聰明工作的人,既能創造高績效,又能擁有美好生活,完全破解了我們長久以來對努力打拚的迷思。

你可以藉由培養高績效心智,創造出完全不一樣的人生。過去,許多人都根深柢固的認為成功靠打拚,要成為頂尖高手,創造高績效,就得瘋狂工作、展現過人毅力、無苦練、投入無數的工時,這代表沒有休假、忽略家人,即使是末或假日依然埋頭苦幹。也因為我們這麼想,於是工作漸壓得我們喘不過氣來。

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